Das Steuervereinfachungsgesetz schafft eine neue Basis für moderne und kundenfreundliche Prozesse

Durch die Neufassung des § 14 Absatz 1 und 3 UStG durch Artikel 5 Nr.1 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 1. November 2011 (BGBl. I S. 2131) sind die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen zum 1.Juli 2011 neu gefasst worden. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz wurden die Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechnungsaustausch wesentlich vereinfacht. Im Ergebnis können nunmehr auch elektronische Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur oder eines EDI-Verfahrens bedürfte. Sowie bei der Papierrechnung, wird auch bei der elektronischen Rechnung gemäß § 14 Absatz 1 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Für die elektronische Rechnung gelten ebenfalls die gesetzlichen Voraussetzungen aus §§ 14, 14a UStG. Die Pflichtangaben gemäß § 14 Absatz 4 UStG unterscheiden sich nicht von einer Papierrechnung.

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. 
Die gesetzliche Grundlage wurde im März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes gelegt.
Die elektronische Rechnung wird zur Pflicht

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und sicher archivieren zu können. Für den Zeitraum von 2025 bis 2028 gibt es jedoch Übergangsregelungen, die auf mögliche Herausforderungen Rücksicht nehmen. Dabei wird insbesondere zwischen dem Empfang und der Ausstellung von Rechnungen unterschieden. 
Nach dem 1. Januar 2025 dürfen in bestimmten Fällen weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in Formaten, die nicht dem Wachstumschancengesetz entsprechen, genutzt werden, allerdings nur mit der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Sobald Rechnungen im vorgeschriebenen elektronischen Format versendet werden, ist keine Zustimmung mehr erforderlich. Jedes Unternehmen muss somit ab dem Stichtag in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den Vorgaben des Wachstumschancengesetzes zu empfangen und zu archivieren. 

ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat für den Austausch von Rechnungen. Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF Dokument (PDF/A3) strukturierte Rechnungsdaten. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDF-Dokuments mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten problemlos möglich ist. Das standarisierte XML-Format ist so definiert, dass z.B.: die Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Dateien gespeichert werden. Dank dieser Standarisierung können die Rechnungsdaten von vielen Programmen automatisch weiterverarbeitet werden. Dieses Rechnungsformat ersetzt den früheren Versand von PDF Rechnungen per E-Mail.